Pamela Robert

pamroberts@blueyonder.co.uk

Juan ManuelGarcía Molina

juanma@superiodico.net

Traductor Como el resto de&kde;, &kspread; es muy configurable, lo que puede provocar problemas para los lectores que estén intentando comparar el texto que ven en un un documento como éste con lo que ven en la versión de &kspread; que estén corriendo en su escritorio. Para intentar reducir las posibilidades de confusión, se sugiere que cuando comience a usar &kspread; por primera vez, configure las opciones predefinidas en todas las páginas de los cuadros de configuración de &kspread; (configuración que se obtiene seleccionandoPreferenciasConfigurar &kspread;...), salvo para el Modo de terminación:, que está en la página Varios, que debería configura como Ninguno. También puede serle de ayuda Activar los consejos en &kcontrolcenter;, en el cuadro de diálogo Apariencia y temasEstilo en la página Estilo. Esta sección intenta expliar por ejemplo qué es un programa de hoja de cálculo como lo es ahora &kspread;, y por qué es una herramienta tan útil ante cualquier situación en la que tenga que tratar con números. Si ya ha usado antes un programa de hoja de cálculo, puede desear pasar a la siguiente sección. La primera cosa que hacer es iniciar &kspread;. Puede hacer esto pulsando con el botón izquierdo sobre un icono de &kspread; si lo hay en su escritorio o panel, o puede seleccionar Oficina&kspread; desde el menú K. Primer inicio de &kspread; Cuando haya iniciado, tendrá la opción de abrir un documento reciente, crear un documento nuevo desde una plantilla (con categorías de plantillas) o abrir un documento existente. Seleccione la categoría General de la izquierda y elija la plantilla Hoja de trabajo vacía. Luego pulse el botón Usar esta plantilla. Si echa un vistazo a &kspread; cuando haya acabado de arrancar, podrá ver una hoja de celdas rectangulares vacías, dispuestas en filas (con números) y en columnas (con letras). Aquí es donde puede introducir datos o fórmulas, texto o gráficas. Captura de pantalla empezando1 Ahora, introduzca el texto y los valores mostrados en las primeras 5 columnas de la captura de pantalla de arriba dentro de las mismas celdas de su hoja de cálculo. Ignore lo que hay en la fila 7 por el momento. Para introducir algo en una celda, seleccione antes la celda pulsando con el botón izquierdo dentro, luego teclee lo que quiera y pulse Enter o use las teclas de dirección para mover el punto de selección a otra celda. Lo que ha introducido puede ser un simple número que haga referencia a los próximos dos meses, listando cuánto pensamos gastar el comida, cas, ropa y otros gastos. Ahora seleccionamos la celda B7 (columna B, fila 7), teclee =B2+B3+B4+B5 y pulse Enter. Debido a que comienza con el símbolo =, &kspread; ve que esto es una fórmula, algo que tiene que calcular, en este caso juntanto los valores de las 4 celdas que hay entre B2 y B5, y lo que se muestra en la celda B7 es el resultado de ese cálculo. Puede introducir una fórmula similar en la celda C7, salvo que en este caso tendría que ser =C2+C3+C4+C5, pero hay una forma mucho más fácil, que es copiar la celda B7 y pegarla en C7. &kspread; ajustará automáticamente las referencias a la celda de B.. a C.. cuando se pegue. Ahora, puede pensar que &kspread; no hace más de lo que podría hacer usted con un lápiz, un papel y una calculadora, y está en lo cierto. Pero recuerde que éste es un ejemplo muy pequeño de una hoja de cálculo, que hace cálculos simples con sólo unos pocos números. Para cantidades de valores o de datos razonablemente grandes, usar una hoja de cálculo para realizar los cálculos es mucho más rápido y mucho más preciso que hacerlo a mano. También, una hoja de cálculo le permite juagar al juego de «¿Qué pasa si ...?». Ya que cada fórmula se recalcula automáticamente cuando cambie cualquiera de los valores a los que se refiere, puede ver rápidamente lo que ocurre si altera cualquiera de los datos. Usando nuestro ejemplo, puede ver el efecto de reducir el gasto en comida en diciembre simplemente introduciendo un nuevo valor en la celda C2. Si tuviera una hoja de cálculo que modelara el efecto invernadoro de forma adecuada quizás vea el efecto de una reducción de un 50 por ciento en la cantidad de metano. Puede seleccionar una sola celda o un área rectangular de celdas en la hoja de cálculo. Las celdas seleccionadas se muestran con un borde negro más grueso. Pulse con el botón izquierdo sobre ella. Introducir la referencia de la celda (por ejemplo, B5) en la casilla de referencias de celdas, a la izquierda de la barra de herramientas de fórmulas, y presionar Intro. usar la opción de menú VerIr a celda.... También puede conducir su camino con las teclas de flecha. Pulsando la tecla Enter moverá la selección actual una posición arriba, abajo, izquierda o derecha, dependiendo de la configuración de la página Misc del cuadro de diálogo de configuración de &kspread;. Si mantiene pulsada la tecla &Shift; mientras usa las teclas de flecha, la selección se moverá al principio o al fin del bloque de las celdas ocupadas. Para seleccionar un área de celdas contiguas, arrastre el cursor del ratón a través del área que desee con el botón izquierdo pulsado, o introduzca las referencias de las celdas de la izquierda y de abajo separadas por dos puntos en la caja de referencia de celdas de la barra de herramientas de fórmulas (por ejemplo, B7:C14) y presione Enter, o introduzca las referencias a estas celdas con un formato similar en el cuadro de diálogo que se obtiene con VerIr a celda.... También puede seleccionar un área de celdas seleccionando la celda en una esquina del área querida al mantener pulsada la tecla &Shift; mientras usa el botón izquierdo del ratón para seleccionar la celda de la esquina opuesta. Para seleccionar una fila o una columna completa de celdas, pulse con el botón izquierdo sobre el número de fila a la izquierda de la hoja de cálculo o sobre las letras de la columna arriba. Para seleccionar filas o columnas adyacentes, arrastre el puntero del ratón sobre los números de filas o letras de columnas con el botón izquierdo del ratón pulsado. Para seleccionar celdas no contiguas, pulse en la primera celda que quiera seleccionar y luego mantenga pulsada la tecla &Ctrl; mientras selecciona otras celdas. Introducir datos en una celda puede ser tan simple como seleccionar la celda, teclear sus datos y luego pulsar Enter o mover la selección a otra celda con una de la teclas de flecha. Según cómo introduzca los datos, &kspread; los interpretará como un número, una fecha, una hora o como texto: Los números se introducen de una manera obvia; 123, -123, 456.7 o en notación científica -1.2E-5. Las fechas se deben entrar en el formato de su «sistema», tal y como se define en el cuadro de diálogo del menú K Opciones Regional y accesibilidad País/región e idioma . Si, por ejemplo, está usando la forma DD/MM/AAAA, debería indicar 19/07/2002 para el 19 de julio de 2002. Los ceros que sobran se pueden omitir de los campos del día y del mes y sólo los dos últimos dígitos del año son obligatorios si la fecha corresponde al presente siglo, por ejemplo 9/1/2 para el 9 de enero de 2002. Las horas también se deben entrar usando el formato del «sistema». Por ejemplo, si está usando un reloj de 12 horas, introduzca las horas con el formato HH:MIN am|pm o HH:MIN:SS am|pm como 9:42 am o 10:30:52 pm. &kspread; define cualquier dato de entrada como «texto» si no puede reconocer los datos como números, fechas ni horas. De forma predeterminada, &kspread; sólo justifica a la derecha los números, las fechas y las horas de una celda y justifica a la izquierda todo lo demás. Esto puede ser una guía útil para saber si ha introducido una fecha u hora en un formato correcto. Pero recuerde que la forma de mostrar los elementos se puede cambiar en el formato de celda. La caja de entrada de texto principal en la barra de herramientas de fórmulas proporciona una forma sencilla de editar los contenidos de una celda seleccionada. Pulse Enter o pulse con el botón izquierdo sobre la marca de verificación verde cuando esté contento con lo que haya introducido, o pulse sobre la aspa roja para cancelar lo que está editando. &kspread; usa el formato «Genérico» de celta como predefinido. A pesar de que se use este formato, &kspread; detecta automáticamente el tipo de datos real según los datos de la celda actual. Por ejemplo, si introduce un texto en una celda y posteriormente introduce un número en la misma celda, &kspread; interpreta automáticamente los datos nuevos como un número. Si quiere definir usted mismo el tipo de datos, puede hacerlo en el formato de celda. Puede retornar en cualquier momento al formato «Genérico». En una primera aproximación, los elementos Cortar, Copiar y Pegar parecen ser similares a estas funciones en las otras aplicaciones de &kde;. Habiendo seleccionado una celda o celdas, puede elegir Copiar o Cortar del menú Editar o del menú desplegable que tiene manteniendo pulsado el botón derecho del ratón sobre una celda seleccionada. También puede usar los atajos &Ctrl;C o &Ctrl;X , luego puede moverse a la nueva selección de destino de las celdas y seleccione Pegar o use el atajo &Ctrl;V. Sin emgargo, hay algunos detalles asociados con estas funciones en &kspread; y estos detalles se tratan abajo. Si una celda contiene una fórmula entonces la propia fórmula se copia en lugar del resultado mostrado, y si la fórmula contiene una referencia a otra celda, entonces la referencia se cambia al Cortar o Copiar la la operación Pegar apunta a la celda que tiene la misma posición relativa de la celda original. Por ejemplo, si la celda A2 contiene la fórmula =B3 y se copia a C4, entonces C4 contendrá =D5. Esto puede parecer una forma más extraña de hacer una copia, pero el 99 por ciento del tiempo es exactamente lo que se quiere (si no, vea entonces la sección sobre referencias absolutas a celda). Por ejemplo, en la lista de la compra simple que se muestra debajo, la celda D2 debe contener =B2 * C2, D3 debe ser =B3 * C3, D4 debe ser =B4 * C4 y así sucesivamente. En vez de tener que introducir una fórmula diferente en cada celda, simplemente puede introducir la primera fórmula en D2 y luego cópiela en las celdas inferiores, dejando que &kspread; ajuste adecuadamente las referencias a las celdas. Captura de pantalla copia1 En el ejmplo de arriba, D2 se puede copiar a tres celdas (de D3 a D5) de una vez simplemente copiando D2 y luego seleccionando el área de celdas completa D3:D5 antes de pegar. Se puede cortar o copiar un área rectangular de celdas con una operación seleccionando el área antes de cortar o copiar. Luego seleccione la esquina superior izquierda de la celda del área en la que quiera pegar antes de realizar el pegado. Si corta o copia un área rectangular de celdas, digamos B2:C3, y la pega en un área más grande como A10:D13, el patrón original de celdas se repetirán para que se complete el área destino. &kspread; también proporciona un método de «Arrastrar y copiar» celdas inmediatamente debajo o a la derecha de la(s) celda(s) original(es). Para usar este método, seleccione la(s) celda(s) a copiar, luego posicione el puntero del ratón sobre el pequeño cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la(s) celda(s) seleccionada(s) para que el cursor cambie a una flecha de doble flecha. Luego mantenga pulsado el botón izquierdo mientras arrastra la(s) celda(s) seleccionada(s) tan lejos como desea. Tenga en cuenta que las referencias a las celdas en las fórmulas se incrementan de acuerdo a los cambios relativos de la posición. Las referencias absolutas no se cambian. Una celda puede contener texto, un valor o una fórmula, y puede también contener tipografías especiales, bordes o información de formatoo del fondo. &kspread; tiene versiones especiales para pegar que le permiten manejar estos elementos de diferentes formas. EditarPegado especial... hace aparecer el cuadro de diálogo Pegado especial. Seleccionando el elemento apropiado de la parte superior de este diálogo, puede elegir simplemente pegar Texto, el Formato de la celda, cualquier Comentario de la(s) celda(s) o Todo salvo el borde. Los elementos de la parte final de este diálogo le permiten hacer aritmética sencilla sobre el área de las celdas. Pegar con inserción... inserta la(s) celda(s) copiada(s) en la hoja, moviendo las celda que podrías ser sobreescritas un número adecuado de filas o columnas abajo o a la derecha. También se puede usar para insertar fila(s) o columna(s) completa(s) copiada(s) en la hoja de cálculo. Use la tecla Suprimir o EditarLimpiarTexto para borrar el texto, valor o fórmula desde la(s) celda(s), fila(s) o columna(s) sin afectar a nada más. Para borrar todo en la(s) celda(s) seleccionada(s), fila(s) o columna(s), incluyendo comentarios y formatos especiales, use &Shift;Suprimir o seleccione la opción Borrar desde el menú Editar o desde el menú emergente que tiene cuando pulse sobre una selección con el botón derecho del ratón. Para eliminar completamente las filas o las columnas seleccionadas, use las opciones Borrar filas o Borrar columnas del menú emergente del botón derecho del ratón. Si selecciona una celda o celdas y elige Borrar celdas... desde el menú emergente del botón derecho del ratón, puede elegir entonces si otras celdas de la hoja de trabajo se moverán arriba o a la izquierda para rellenar el espacio dejado por la(s) celda(s) que ha elegido para borrar. Si quiere insertar filas o columnas vacías en la hoja, seleccione el área, las filas o las columnas en las que quiera que las nuevas celdas o filas se vayan a ubicar y seleccione la opción Insertar filas o Insertar columnas del menú emergente del botón derecho del ratón. Puede insertar celdas nuevas en la hoja de trabajo seleccionando el área que donde quiera que aparezcan y seleccionando luego la opción Insertar celdas... desde el menú emergente del botón derecho del ratón. Entonces se le preguntará si la(s) celda(s) exitente(s) en el área seleccionada se deben mover abajo o a la derecha para hacer sitio para las celdas nuevas. Si el primer carácter de una celda es un signo igual (=), &kspread; tomará los contenidos de la celda como una fórmula que se tiene que calcular. El resultado de este cálculo se mostrarán en la celda más que la propia fórmula. Por ejemplo, introduzca =2+3 en una celda y se debería mostrar 5. De forma más usual, una fórmula puede contener referencias a otras celdas, de tal forma que =B4+A3 calculará la suma de los valores en las celda B4 y A3, y este cálculo se actualizará cada vez que se cambien las celdas B4 o A3. También como en la suma, una fórmula puede usar el símbolo - para la resta, * para la multiplicación, y / para realizar una división. Los símbolos de paréntesis ( y ) también se pueden usar de la misma forma que en álgebra, para que pueda introducir fórmulas más complejas como =((B10 + C3) *5 - F11) / 2 . Las celdas que contienen una fórmula se pueden marcar con un pequeño triángulo azul en la esquina inferior izquierda si la casilla de verificación Mostrar indicador de fórmula de la página Preferencias del diálogo de configuración de &kspread; está marcada. &kspread; también incluye un gran número de funciones para aplicaciones que necesiten cálculos estadísticos, trigonométricos y financieros. Su uso se examinará con mayor profundidad en una sección posterior de este manual, pero si está interesado en este tema seleccione Función... desde el menú Insertar y eche un vistazo al cuadro de diálogo Función que se mostrará. En adelante, sin embargo, la función SUM puede ser interesante, ya que calcula la suma de todos los valores de un área de celdas especificadas. Por ejemplo, =SUM(B4:C10)calcula la suma de todos los valores del área de celdas de B4 a C10. Si &kspread; muestra una fila de símbolos # cuando ha introducido su fórmula esto significa normalmente que no puede entender lo que introdujo, pero si la fila de símbolos # termina con una pequeña flecha roja esto sólo significa que la celda no es lo suficientemente grande para mostrar el resultado completo, en cuyo caso puede bien hacer la(s) celda(s) más grande(s) o cambiar su formato para que el resultado se ajuste de la forma adecuada. Si está marcada la casilla Recálculo automático en el cuadro de diálogo Formato HojaPropiedades de la hoja , &kspread; recalcula los valores de las celdas cuando haya algún cambio en la hoja que las afecte. Cuando para la hoja actual no está marcada Recálculo automático, puede indicarle a &kspread; que realice un recálculo automático en cualquier momento usando la opción Recálculo automático o Recalcular documento en el menú Herramientas o su acceso rápido &Shift;F9 o F9. En el ejemplo sencillo mostrado abajo, los datos constan de los nombres y países de un número de montañas junto con sus alturas sobre el nivel del mar. &kspread; puede ordenar tales deatos de diferentes formas. Captura de pantalla de datos ordenados Podemos querer que los datos se ordenen de tal forma que los nombres aparezcan en orden alfabético. Para hacerlo, seleccione el área que tenga los datos (en este caso, A2:C7) y elija Ordenar... del menú Datos. Así abrirá el cuadro de diálogo Ordenación. Usando la página Criterios de ordenación de este cuadro de diálogo puede elegir qué columna de datos se usará como primera clave de búsqueda y, si lo desea, usar otras columnas como claves secundaria y terciaria. Usando el ejemplo de la captura de pantalla superior, elija la columna B como la primera clave de búsqueda y la columna C como la segunda, que ordenaría los datos por país y, según cada país, por altura. La ordenación se hace alfanuméricamente, y es sensible a manúsculas. Los números van antes de las letras y las mayúsculas van antes que las minúsculas, para que las celdas que contienen las entradas Cat, bar, 77 y Bat se ordenan de la siguiente manera: 77 Bat Cat bar. La página Opciones del diálogo le deja ordenar por fila en lugar de por columna y le permite ordenar usando el orden de los elementos de una lista personalizada como «enero, febrero, ...» en lugar de alfanuméricamente. &kspread; también puede ubicar los resultados de una ordenación en un área diferente de la hoja, o incluso en una hoja de trabajo diferente, en lugar de sobreescribir los datos originales. Para hacer esto, introduzca la referencia a la celda superior izquierda del área de destino en el cuadro de texto Celda destino: y seleccione una Hoja destino: en la página de Opciones. Los formatos de celda se copian también a la nueva área si marca la casilla Copiar formato de celda (bordes, colores, estilo de texto). Si marca la casilla La primera fila contiene las cabeceras, los datos de la primera fila se copiarán directamente a la primera fila del área de destino, sin ser incluidos en la operación de ordenación. El fin izquierdo de la barra de estado muestra un resumen de los valores de la(s) celda(s) seleccionada(s). De acuerdo con la configuración de la lista desplegable Método de cálculo: de la página Misc del diálogo de configuración de &kspread; el resumen puede ser: Sum El valor que se muestra es la suma de los valores de las celdas seleccionadas. Mín El valor que se muestra es el mínimo de los valores de las celdas seleccionadas. Max El valor que se muestra es el máximo de los valores de las celdas seleccionadas. Promedio El valor que se muestra es la media de los valores de las celdas seleccionadas. Contador El valor que se muestra es el número de celdas que contienen valores numéricos. Ninguno No se realiza ningún cálculo de resumen. El método de cálculo también se puede cambiar pulsando derecho sobre el área de resultado del cálculo resumen de la barra de estado y seleccionando un elemento del menú emergente. &kspread; guarda el documento completo, lo que puede incluir una o más hojas de trabajo, como un simple documento. Si ha creado un documento nuevo o quiere guardar uno existente con un nombre diferente, use ArchivoGuardar como... . Esto le conducirá al cuadro de diálogo común de &kde; Guardar documento como. Seleccione la carpeta donde quiera guardar el documento e introduzca un nombre de archivo adecuado en el cuadro de texto Localización:. Los documentos de &kspread; normalmente se guardan de forma automática con extensión .ksp, no necesita añadir esto al nombre del archivo, pero asegúrese de que la selección del Filtro: está fijada a &kspread;. Para guardar el documento sin cambiar su nombre, simplemente use ArchivoGuardar. También puede guardar un documento de &kspread; en un formato extraño: vea la sección sobre importación y exportación para obtener más información sobre cómo hacer esto. Cuando guarde una versión modificada de un documento existente, &kspread; guardará la versión anterior como un archivo de respaldo, añadiendo un símbolo ~ al final del nombre del archivo. &kspread; puede proporcionar protección contra la pérdida de su trabajo por una caída del sistema o por haber cerrado &kspread; sin guardar el documento actual. Hace esto automáticamente guardando la última versión del documento en el que está trabajando cada pocos minutos usando un nombre de archivo modificado. La versión guardada automáticamente se borra normalmente la próxima vez que guarde el documento, de tal forma que solo existirá si está más actualizada que la versión que se guardó manualmente. Cuando abre un documento, &kspread; comprueba para ver si existe una versión guardada automáticamente, y si encuentra uno, le ofrecerá abrirlo en su lugar. Los documentos guardados automáticamente se guardan con un nombre de archivo con la forma .suarchivo.autosave (tenga en cuenta el punto del principio). Así, hojacalc1.ksp se guardaría automáticamente como .hojacalc1.ksp.autosave. La característica de guardado automático es configurable por el usuario. Si va a crear un montón de documentos similares, puede ahorrarse tiempo y problemas creando primero una plantilla y usándola luego como la base para los documentos individuales. Para hacer esto, cree primero un documento que contenga los elementos comunes, luege guárdelo como una plantilla seleccionando Archivo Crear plantilla desde documento.... Hacer esto abre el cuadro de diálogo Crear plantilla. Introduzca un nombre para su plantilla nueva en el cuadro de texto Nombre: y presione Aceptar. La próxima vez que comience un documento nuevo seleccionando ArchivoNuevo o la próxima vez que comience &kspread;, el cuadro de diálogo Elegir le dará la opción de crear el documento nuevo desde su plantilla. El cuadro de diálogo Crear plantilla también le permite seleccionar una imagen diferente para mostrar sobre el nombre de la plantilla en el cuadro de diálogo Elegir, y le permite guardar sus plantillas bajo nombres de grupos diferentes, que aparecerán como páginas diferentes en el cuadro de diálogo con pestañas Elegir. Imprimir una hoja de cálculo se hace báscicamente seleccionando ArchivoImprimir..., que le trae el cuadro de diálogo común de Impresión de &kde;, donde puede seleccionar, entre otras opciones, la impresora que usar, el número de copias y si se van a imprimir todas o sólo las páginas seleccionadas. De forma predeterminada, &kspread; imprimirá todos los elementos de la hoja de trabajo actual, pero puede restringir esto seleccionando primero el área que quiere que se imprima y eligiendo luego Definir rango de impresión desde el submenú FormatoImprimir rango . &kspread; imprimirá tantas páginas como sean necesarias para incluir todos los elementos de la hoja de trabajo actual. Puede ver rápidamente cómo se va a dividir en páginas separadas para la impresión marcando la caja Ver Mostrar bordes de página. Los límites de cada página impresa se marcarán con líneas coloreadas en la hoja de trabajo. Para una vista más detallada de lo que se va a mandar a la impresora, incluyendo todo lo que ha pedido que se incluya en los encabezados y los pies de página (ver más abajo), seleccione ArchivoPresentación preliminar.... Para mejorar la apariencia de la salida impresa, puede cambiar las tipografías, colores, bordes y tamaños de las celdas de la hoja. Vea la sección Formateando hojas de cálculo para más detalles sobre cómo hacer esto. También puede usar el cuadro de diálogo Disposición de página, invocado al seleccionar FormatoDisposición de página..., para cambiar la orientación de las páginas impresas, el tamaño del papel (esto lo debería ajustar para su impresora) y el tamaño de los bordes de página. La página Encabezado y pie del cuadro de diálogo Distribución de la página también le permite añadir texto, incluyendo elementos como el nombre del archivo, la fecha y el número de página al encabezado o al pie de cada página impresa. La sección Rangos de la página Opciones del cuadro de diálogo Diseño de página proporciona una forma alternativa de restringir la salida impresa a simplemente una parte de la hoja de trabajo y le permite repetir las columnas o filas seleccionadas en cada página impresa. Esta página también le permite seleccionar si se debe imprimir o no la cuadrícula, los indicadores de comentarios y de fórmulas, los objetos y las gráficas. En la sección Escala de impresión puede definir un factor de escala o limitar el número de páginas que se deben imprimir.